社内旅行の幹事を任されると、「何から手をつければいいのか…」と悩むことがあります。
参加人数や日程、予算、旅行会社とのやり取りなど考えることが多く、初めてだと少し不安になりますよね。
私も初めて担当したとき、打ち合わせでは資料が届かず、依頼した案が半分しか出てこなかったことがありました。
でも、事前に準備とチェックリストを用意しておくと、落ち着いて進められることが分かりました。
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ステップ1：参加人数・日程・予算を整理する
まずは、旅行の基本情報を整理することから始めると安心です。ここが曖昧だと、後の調整が大変になりがちです。
- 参加人数：希望者リストを作成し、家族同伴の有無も確認するとスムーズです。
- 日程候補：第1〜3希望まで洗い出すと、日程調整がしやすくなります。
- 予算：会社負担・個人負担を明確にしておくと、旅行会社の提案も具体的になります。
💡 ポイント
GoogleフォームやSlack、LINEなど、普段チームで使っているツールを活用すると、アンケート集計が簡単になります。
予算の上限を決めておくと、旅行会社も提案しやすくなります。
ステップ2：旅行会社との打ち合わせを効率化
打ち合わせでは、資料不足や提案数の少なさ、確認事項のやり取りで戸惑うこともあります。
私も経験しましたが、事前にチェックリストを作って準備しておくと、落ち着いて確認できました。
事前に用意すると便利なもの
- 参加人数・日程・予算の資料
- 希望する旅行スタイル（温泉・観光・自由行動など）
- 質問リスト・チェックリスト
💡 ポイント
複数の旅行会社から相見積もりを取ると、提案の幅や費用を比べやすくなります。
初めてでも、比較しながら検討できるので安心です。
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打ち合わせの流れの例
- 挨拶・旅行の目的を簡単に共有
- 宿泊先や交通手段の提案を確認
- アクティビティや観光プランの確認
- 費用・契約・支払い方法の確認
- 次回打ち合わせや社内確認方法の確認
💡 ポイント
タイムラインを作って進めるとスムーズです。チェックリストに沿って確認すると、漏れや抜けを減らせます。
ステップ3：社内で意見を集める
打ち合わせ後は、社員の希望を集めると計画が整いやすくなります。アンケートをとらないと、「参加者が少ない」「希望がバラバラで調整が大変」といったことになりがちです。
- 参加可否・家族同伴の有無
- 宿泊タイプの希望（ホテル／旅館／貸別荘）
- 食事やアクティビティの希望
- 移動手段や自由行動の希望
💡 ポイント
Googleフォームを使うと集計が簡単です。チェックボックス形式にすると、情報の整理もラクになります。
まとめ：迷わず進めるために意識したいこと
- 参加人数・日程・予算を整理して基本情報を明確にする
- 旅行会社との打ち合わせは事前準備とチェックリストで効率化する
- 社内アンケートで意見を集める
- 複数社の提案を比較し、相見積もりを活用する
初めての幹事でも、少しずつ準備を進めることで落ち着いて計画を進められます。
チェックリストや便利なツールを使うと、より安心感が増します。
私自身の経験からも、事前準備を整えることで不安が減り、旅行計画をより楽しめるようになりました。無理のない範囲で少しずつ準備を進めながら、参加者みんなが楽しめる社内旅行を目指しましょう♪
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