お別れ会をやると決まったら、まずは“土台づくり”の時期。
この段階で「誰が中心になって動くのか」「どんな会にしたいのか」をしっかり決めておくと、あとが本当にスムーズです。
ここでは、開催2〜3か月前にやっておきたい準備を具体的に紹介します。
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実行委員を立ち上げよう（役割と人数の目安）
まず最初に決めたいのが、準備を進める「実行委員（または係）」です。
1人では大変なので、できるだけ複数の保護者でチームを作るのがコツ。
役割の例としては、
- 代表（リーダー）：全体のまとめ役。園との連絡調整など
- 会計係：会費の管理や支払い担当
- 装飾・会場係：飾り付けやレイアウトを担当
- 司会・進行係：当日の進行・台本づくり
- 記念品・プレゼント係：先生への贈り物や子どもへの記念品
- 映像・写真係：スライドショーや当日の撮影
まずはLINEグループなどを作って情報共有できるようにしておくと便利です。
「できる人ができる範囲で」を合言葉に、無理のない分担を心がけましょう。
日程と会場を決めるポイント
次に決めたいのが、開催日と会場です。
園行事の予定や先生の都合を確認しながら、みんなが参加しやすい日程を探しましょう。
会場選びでは、こんなポイントをチェックしておくと安心です。
- 子どもが動き回っても安全な広さがあるか
- 飲食OKかどうか（持ち込み可・不可）
- トイレや授乳スペースなどの設備
- プロジェクターやマイクなどの貸し出し有無
- 駐車場やアクセスのしやすさ
保育園のホールや地域の集会所、公民館などを使うケースが多いです。
人気の会場は早めに予約が埋まるので、候補を2〜3箇所出しておくとスムーズです。
予算の立て方と会費の考え方
次に大切なのが、予算の見積もり。
まずは「1家庭あたりいくらまでなら負担できるか」を話し合い、そこから全体の予算を割り出します。
主な費用項目はこんな感じです。
- 会場代（レンタル料・備品代）
- プレゼント・記念品費
- 装飾・文具・印刷費
- 飲食代（お弁当・お菓子など）
- 記録用の動画・写真制作費
予算が決まったら、会計係が管理用の表（ExcelやGoogleスプレッドシートなど）を作っておくと、あとで精算がラクになります。
テーマやコンセプトを決めよう
お別れ会の雰囲気を左右するのがテーマです。
「どんな会にしたいか」をメンバー同士で話し合っておくと、準備の方向性がブレません。
たとえばこんなテーマもおすすめです。
- ありがとうを伝える「感謝の会」
- 笑顔で送り出す「ハッピーパーティー」
- これまでの思い出を振り返る「思い出の会」
テーマを決めると、BGMや装飾、スライドの雰囲気まで統一しやすくなります。
“やりたいこと”よりも、“みんなが心地よく過ごせるか”を意識して決めると成功しやすいですよ。
保育園との連携・確認しておくこと
お別れ会は園の協力があってこそ成り立ちます。
早めに先生に相談して、以下の点を確認しておきましょう。
- 先生方の参加予定（人数・時間帯）
- 子どもの生活リズムとの兼ね合い（昼寝・給食など）
- 園で使える備品や会場の貸出ルール
- 写真や動画撮影の可否
園によってルールが違うので、「保護者側で準備する範囲」を明確にしておくとトラブルを防げます。
この時期にやっておくと安心な準備リスト
- 実行委員メンバーの確定
- 会場候補のリストアップ・予約
- テーマ・コンセプトの決定
- 予算と会費の目安設定
- 園との打ち合わせ・確認事項整理
- 連絡グループや共有フォルダの作成
この段階でしっかり方向性を固めておくと、1か月前からの準備がぐっと楽になります。
まとめ：焦らず、少しずつ形にしていこう
2〜3か月前は、“計画の土台”を作る時期。
焦らず、みんなで意見を出し合いながら形にしていきましょう。
最初の一歩を踏み出すと、ワクワクしてくるはず。
次回は、いよいよ本格的な準備が始まる「開催1か月前の進め方」をご紹介します！
